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公文排版及印刷设计装订要求

作者:上海印刷公司 来源:印刷知识 时间: 点击:

公文排版及印刷设计装订要求

  公文排版及印刷设计装订要求
  公文格式,即公文的表现形式,是公文的门面,应保持庄重、大方的形象,统一、规范的格式。养成良好的公文排版习惯,有助于规范工作,是我们在日常工作中必备的操作技能。《党政机关公文格式》于2012年7月1日起正式实施,是由国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会共同发布的。此标准是关于党政机关公文通用纸张、排版和印制装订要求、公文格式各要素编排规则等的国家标准,现将公文格式部分整理如下,供大家参考。
  一、排版
  公文用纸采用A4型纸,其幅面尺寸为:210 mm×297 mm。
  公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm 要求实际调整页边距为:上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。
  行数和字数要求
  每行排28个字,每面一般排22行,特定情况可以作适当调整(注:最后一页只剩落款,无正文的时候,要通过调整行距的办法使落款页有正文,这种情况下每面未必排22行)。
  一般新建的word文档,自动生成的是每行26个字的格式,需通过调整页边距到指定值的方式才能达到每行28个字的要求。
  在将页边距调整到指定值的前提下,一般调整行距到固定值28上下(选中文字→右键“段落”→行距选固定值→设置值28),能达到每面排22行的效果。
  印刷设计要求
  双面印刷设计。每页纸都得是双面印刷设计的,尤其正文最后一页为奇数页时,背面不能空页,和附件之间要连续印刷设计。
  装订要求
  1.订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm;
  2.平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm,骑马订钉锯均订在折缝线上。
  3.横表格:A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,双页码表头在切口一边,单页码表头在订口一边。
  注:此规定是出于方便阅读的原则,如果采用其他装订方式,就不符合从左至右、自上而下的阅读顺序了或者需要来回翻转公文查看表格。
  二、公文格式要素
  公文格式各要素的划分
  国标将组成公文的各要素划分为“版头”(首页红色分隔线以上)、“主体”、“版记” (末页首条分隔线以下)、页码。
  版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人要素组成。
  主体由公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文时间、印章、附注、附件要素组成。
  版记由抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。
  页码位于版心之外。
  一般公文的各要素编排规则
  1.版头部分
  (1)份号:涉密公文必须标注份号,分发时按号登记清楚;份号顶格编排在版心左上角第一行;一般用黑色、6位数字编号,使用3号阿拉伯数字。
  (2)密级和保密期限:涉密程度分别为“绝密”“机密”“秘密”。顶格编排在版心左上角第二行,一般用3号黑体字。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注 ,与密级之间用实心五角隔开,没有保密期限时,密级的两字之间空1字编排。
  (3)紧急程度:分为“特急”“加急”,电报分“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度顶格编排在版心左上角,一般用3号黑体字;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
  (4)发文机关标志:一般由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可只使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志用红色、小标宋体字,上边缘至版心上边缘为35mm,加上公文用纸的天头37mm,发文机关标志上边缘距离纸面上边缘为72mm。
  (5)发文字号:由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标识;年份标全称,用六角括号“〔 〕”括入;发文顺序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
  发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布;上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
  发文字号之下4mm 处印一条与版心等宽的红色分隔线,党委系统可用加红色实心五角星线。
  (6)签发人:上行文须标注签发人。签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的负责人。位于发文机关标志下空二行位置,签发人姓名居右空一字。“签发人:”用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
  2.主体部分
  (1)标题:由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色分隔线下空二行位置,用2号小标宋体字;标题分一行或多行排布,回行时词义要完整,应当使用梯形或菱形,不得使用长方形或沙漏形。
  ①完整结构。发文机关、事由、文种齐全;多个发文机关名称之间用空格分开,不加顿号;4个以上(含)可省略。
  ②公文标题要正确选用文种。
  根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)规定,公文文种有15个:请示、报告、函、批复、通知、纪要、议案、决议、决定、命令、通报、公报、公告、通告、意见。
  我们日常工作中,经常会发现公文标题所选文种非法定文种的情况。如“总结”、 “方案” 、“条例”、“规定”、“办法”、“规划”等不是法定文种,使用这些文种时,下行文要用“通知”印发,上行文可改用“报告”,平行文可改用“函”。例如《 XXX关于2017年XXX情况的总结》→《 XXX关于报送2017年XXX情况总结的报告》或《 XXX关于2017年XXX情况的报告》,《XXX 2017年XXX实施方案》→《XXX关于印发2017年XXX实施方案的通知》。
  (2)主送机关:主送机关是指公文事项的办理机关;使用全称或规范化简称或同类型机关的统称;在标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
  公文首页必须显示正文,如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。
  (3)正文:在主送机关名称下一行,使用3号仿宋字体,文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
  (4)附件说明:在正文下空一行、左空二字位置上标识“附件”,后标全角冒号和名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号;附件名称较长回行时,应与上一行附件名称首字对齐。附件说明处的名称应与附件本身的标题一致。
  (5)发文机关署名、成文日期和印章:
  发文机关署名采用全称或规范化简称。
  成文日期用阿拉伯数字,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
  ①加盖印章的公文:成文日期右空四字编排;在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名;印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(一般下空3-4行进行落款能达到此效果)。
  当正文(或附件说明)后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,要采取调整行距、字距的措施解决,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
  ②不加盖印章的公文:有特定发文机关标志的普发性公文和电报可不加盖印章;在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
  ③加盖签发人签名章的公文:
  在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
  3.版记部分
  (1)版记中的分隔线:与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
  (2) 印发机关和印发日期:用4号仿宋体字,设在公文末页最后一行,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字标识,后加“印发”二字。
  (3) 抄送机关:如有抄送机关,用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,抄送机关间用逗号隔开,最后一个抄送机关名称后标句号。
  如需把主送机关移至版记,既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
  4.页码
  用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,在每页外侧(切口侧),即单页码居右空一字,双页码居左空一字编排。数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
  以上就是今天所介绍的公文排版及装订印刷设计要求的内容啦~希望会对大家有帮助呦~
  下面附上一些日常工作中常用的WORD快捷键操作:
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  图文编辑:房 鑫

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